В предыдущих кейсах в рамках совместного проекта "Тенгизшевройл" и Tengrinews.kz "Бизнес-школа: Как стать поставщиком глобальной нефтегазовой отрасли" мы уже рассказывали о том, как участвовать в закупках таких компаний, на что следует обратить особое внимание и какие навыки нужно развить и освоить. В этой статье рассмотрим основные ошибки, которые чаще всего допускают потенциальные поставщики при участии в тендерах.
К участию в тендере необходимо тщательно подготовиться. Во-первых, найти удобную закупочную платформу, будь то электронная торговая площадка (ЭТП), электронная биржа либо же независимая база данных поставщиков, и детально ее изучить.
В Казахстане их десятки список площадок, к примеру, можно посмотреть здесь или здесь.
Нужно различать, что государственные учреждения проводят тендеры на платформе "Госзакупки", а недропользователи – на своих платформах, типа NADLoC, SPOD и других. "Тенгизшевройл" (ТШО), к примеру, работает с внутренней базой поставщиков и всеобщей базой для нефтегазовых компаний-операторов ALASH, где можно зарегистрироваться по ссылке: Регистрация в АЛАШ. Доступна также система приема отчетов недропользователей Министерства энергетики РК, где поставщик может разместить анкету со сведениями о своей продукции, работах и услугах, а заказчик может видеть информацию о поставщиках и сообщать им о проводимых закупках.
У каждой из платформ есть свои требования и правила. Эксперты советуют поставщикам максимально изучить и зарегистрироваться на всех возможных торговых площадках и ресурсах, так как это повысит шансы участия в закупках, и, как следствие, шансы на победу.
1. Недостаточное изучение тендерных площадок и их специфики.
2. Вторая ошибка, как правило, возникает уже при регистрации на этих онлайн-платформах, когда поставщик допускает технические просчеты, такие как:
Ряд серьезных ошибок, поясняет эксперт KPMG Caucasus and Central Asia Нуриден Мукашев, поставщики допускают и при подаче заявки. Самой распространенной ошибкой является неверно оформленная заявка:
Несоответствия в документах в основном бывают в:
Кандидатуре уполномоченного представителя/подписанта.
Поставщик забывает указать единицы измерения, делает погрешности в цифрах, забывает уточнить, о каком именно параметре идет речь;
Поверхностное изучение технического задания заказчика и, как следствие, переоценка своих возможностей;
Когда вдруг по условиям договора выясняется, что для выполнения работы нужна, к примеру, лицензия, а у вас ее нет;
Подготовка к участию в тендере в последний момент, за 2-3 дня перед закрытием лота.
Казалось, все самые сложные и волокитные этапы вы прошли, и настал час Х - день проведения самой закупочной процедуры или торгов. Но и тут есть основная ошибка, которую часто совершают новички – так называемый уход в минус.
Стараясь перебить цену конкурентов, поставщик снижает свою цену до предела, не понимая, что при таком раскладе этот контракт становится ему просто невыгоден или, более того, убыточным. Чтобы этого не произошло, нужно заранее просчитать минимум, дальше которого вы опускаться не можете. Рассчитывать оптимальную стоимость рекомендуется еще до подачи заявки.
Ситуации, связанные с завышенным ценообразованием, и вовсе неспособны представить поставщика конкурентным на рынке.
Что нужно знать поставщикам, чтобы избежать ошибок при работе с заказчиками глобальной нефтегазовой отрасли
1. Несоблюдение сроков и объемов поставки;
2. Несоответствие уровня качества поставляемого товара условиям договора;
3. Несоответствие представленной банковской гарантии или обеспечения исполнения договора (если предусмотрено).
Это основные ошибки компаний-поставщиков при участии в тендерах. И самое главное, что из-за незнания правил и регламентов платформы, а также несоответствия документов поставщик оказывается в реестре недобросовестных.
Это перечень компаний, которые по каким-либо причинам попали в так называемый черный список. Надо отметить, что этот реестр открыт и виден любому заказчику. Ознакомиться с ним и проверить свою компанию можно по ссылке.
В реестр недобросовестных могут попасть следующие поставщики:
1. Не соответствующие квалификационным требованиям и условиям конкурсной документации либо предоставившие недостоверную информацию о соответствии таким требованиям, что позволило им выиграть тендер;
2. Победившие в конкурсе, но уклоняющиеся от заключения договора с заказчиком;
3. Не исполнившие совсем или некачественно исполнившие свои обязательства по договору.
Поставщик, попавший в черный список, пробудет в нем два года и не сможет участвовать в закупках.
Большинство ошибок связаны с тем, что поставщики не учитывают функциональные и технические возможности онлайн-платформ. Частыми причинами ошибок эксперты называют:
Недостаточный уровень владения ПК;
Незнание о внесенных изменениях в нормативно-правовые и регламентирующие документы о закупках заказчика;
Недостаток экспертизы или базы знаний для подготовки перечня документов;
Нехватка профильных экспертов в штате поставщика;
Несвоевременный мониторинг онлайн-ресурсов заказчика о планируемых и проводимых закупках;
Схема "подадим заявку, а там разберемся". Такой подход нередко грозит компании попаданием в реестр недобросовестных поставщиков;
Отсутствие анализа причин неудачного участия в тендере и анализа предложений конкурентов.
Перед участием в закупках эксперты советуют:
1. Прежде чем нанимать сотрудника либо обращаться в специализированную компанию для участия в закупке, необходимо:
Проанализировать рынок, то есть как часто закупаются услуги/продукты вашей сферы деятельности, насколько они востребованы, а также оценить суммы закупок;
2. Просмотреть планы закупок госучреждений, национальных компаний на текущий год и тем самым подготовить себе почву;
3. Оценить стоимость вашей продукции, работ, услуг на рынке
Так как выигрывает тот поставщик, который смог дать качественный товар, работу, услугу по приемлемой цене;
4. Изучить уже прошедшие закупки
Выявить основных конкурентов, изучить их стоимость, а самое главное, основные ошибки, которые совершались конкурентами при участии в закупках;
5. Проанализировать закупочную документацию, предоставляемую организатором.
Только после этого можно принимать решение о подаче заявки на участие в закупочной процедуре.
Также наиболее эффективным методом снижения вышеупомянутых ошибок, по мнению руководителя группы KPMG Caucasus and Central Asia Тимура Ахметова, является непрерывное профессиональное развитие и обучение штатного персонала текущих и потенциальных поставщиков.
Подобные мероприятия могут проводиться и организовываться: внутренними силами поставщиков, крупными отраслевыми компаниями самостоятельно или при поддержке международных инвесторов, при государственной поддержке;
К примеру, отсутствие интернета на этапе участия в тендере или отключение электричества могут испортить ваши старания. Предусмотрите запасные варианты;
Заранее обученного менеджера за подачу заявки и участие в тендере;
пригласите специалиста, который вам поможет на первоначальном этапе;
Никогда не загружайте документы в день торгов или в конечный день подачи заявок.
Они перечислены в законодательстве и зависят от разновидности торгов. Это может быть отсутствие задолженности, опыт работы и другое.
Требования прописывают в документации конкурса. Внимательно изучайте бумаги, чтобы все пункты сходились.
Бумаги должны быть составлены в правильной форме и при необходимости утверждены юристом.
Это может быть гарантийный денежный взнос на счет заказчика либо банковская гарантия.
